Fragen und Antworten zu Zusatzberichte

Zusatzberichte ergänzen das Berichtsheft um längere Nachweise wie Monatsberichte, Fachberichte oder Projektdokumentationen. Texte, Überschriften, Bilder, Dateien, Einreichen, Signieren und Export werden dort abgebildet.

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Was sind Zusatzberichte?

Zusatzberichte sind Berichte außerhalb des normalen Berichtshefts. Sie eignen sich für zusätzliche Dokumente wie Monatsberichte, Fachberichte oder frei aufgebaute Berichte. Ein Zusatzbericht hat einen eigenen Titel, ein Datum, eigene Inhalte und einen eigenen Prüfablauf mit Einreichen, Signieren oder Ablehnen.

Wer kann einen Zusatzbericht erstellen?

Zusatzberichte werden durch Azubis als eigene zusätzliche Berichte erstellt. Betriebsleitung und Ausbildungspersonen mit Zugriff können eingereichte Zusatzberichte prüfen, signieren oder ablehnen. Externe Personen mit Sicht auf Zusatzberichte können sie ansehen und kommentieren. Diese Rollen legen keine Zusatzberichte für Azubis an.

Können Betriebsleitung oder Ausbildungspersonen Zusatzberichte bearbeiten?

Nein, die Inhalte eines Zusatzberichts werden durch den Azubi bearbeitet. Betriebsleitung und Ausbildungspersonen mit Zugriff prüfen eingereichte Zusatzberichte und können sie signieren oder ablehnen. Externe Personen können sichtbare Zusatzberichte ansehen und einen reinen Kommentar schreiben.

Können Titel, Untertitel oder Datum eines Zusatzberichts nachträglich geändert werden?

Ja, wenn der Zusatzbericht bearbeitbar ist. Im geöffneten Zusatzbericht werden Titel, Untertitel und Datum über `Ändern` in den Berichtsdaten angepasst. Bei einem eingereichten Zusatzbericht muss vorher die Einreichung zurückgezogen werden; signierte Zusatzberichte sind nicht frei bearbeitbar.

Können einzelne Inhaltselemente aus einem Zusatzbericht gelöscht werden?

Ja, wenn der Zusatzbericht bearbeitbar ist. Im geöffneten Zusatzbericht wird das Inhaltselement angetippt oder angeklickt und im Bearbeitungsformular gelöscht. Bei Dateielementen wird die verknüpfte Datei ebenfalls entfernt.

Warum sind im Bereich Zusatzberichte keine Azubis sichtbar?

Im Bereich `Zusatzberichte` werden nur Azubis angezeigt, auf deren Berichtsheft und Zusatzberichte Zugriff besteht. Wenn keine Azubis sichtbar sind, sind entweder keine passenden Azubis verbunden, es fehlt der Zugriff oder der Bereich Zusatzberichte wurde durch den Betrieb deaktiviert.

Sind Zusatzberichte Pflicht?

Zusatzberichte sind eine Funktion der App für zusätzliche Nachweise wie Monatsberichte oder Fachberichte. Ob solche Berichte verpflichtend geführt werden müssen, hängt nicht von der App ab, sondern von Vorgaben des Betriebs, der Berufsschule, der Prüfungsstelle oder den Ausbildungsanforderungen.

Können mehrere Zusatzberichte für denselben Monat erstellt werden?

Ja. Es können mehrere Zusatzberichte mit Datum im selben Monat erstellt werden. Die Zusatzberichte werden in der Liste nach Monaten gruppiert und innerhalb des passenden Monats angezeigt.

Können Zusatzberichte nachträglich bearbeitet werden?

Ja, solange der Zusatzbericht bearbeitbar ist. Azubis können offene oder abgelehnte Zusatzberichte nachträglich ändern. Ein eingereichter Zusatzbericht kann zurückgezogen werden, solange er noch nicht signiert wurde; danach kann er wieder bearbeitet werden. Signierte Zusatzberichte sind nicht frei bearbeitbar.

Kann ein Azubi einen eingereichten Zusatzbericht zurückziehen?

Ja. Ein Azubi kann die Einreichung eines eigenen Zusatzberichts zurückziehen, solange der Zusatzbericht noch nicht signiert wurde und die Aktion im Bereich `Aktivitäten` verfügbar ist. Dort erscheint `Einreichung zurückziehen`; danach kann der Zusatzbericht wieder bearbeitet werden.

Können Zusatzberichte gelöscht werden?

Offene und abgelehnte Zusatzberichte können von Azubis gelöscht werden. Das Löschen erfolgt im geöffneten Zusatzbericht über `Ändern` in den Berichtsdaten. Ein eingereichter Zusatzbericht muss zuerst über `Aktivitäten` und `Einreichung zurückziehen` zurückgezogen werden; danach kann er wieder bearbeitet und gelöscht werden. Signierte Zusatzberichte sind nicht frei löschbar.

Was passiert, wenn ein Zusatzbericht abgelehnt wird?

Wenn ein Zusatzbericht abgelehnt wird, wechselt der Status auf `abgelehnt`. Der Azubi kann den Zusatzbericht wieder bearbeiten und anschließend erneut einreichen. Betriebsleitung, Ausbildungspersonen und externe Personen sehen den abgelehnten Zusatzbericht in der Liste, aber nicht den Inhalt.

Wer sieht abgelehnte Zusatzberichte?

Abgelehnte Zusatzberichte sind für den jeweiligen Azubi mit Inhalt sichtbar. Betriebsleitung, Ausbildungspersonen und externe Personen sehen den abgelehnten Zusatzbericht in der Zusatzberichte-Liste, aber nicht den Inhalt.

Können Zusatzberichte durchsucht werden?

Ja. In der Zusatzberichte-Liste kann nach Titel, Untertitel und Textinhalten gesucht werden. Die Suche hilft, bestimmte Monatsberichte, Fachberichte oder einzelne Inhalte schneller zu finden.

Können Bilder oder Dateien in Zusatzberichten verwendet werden?

Ja. Im geöffneten Zusatzbericht können über den Plus-Button `Neues Element` Bilder oder Dateien hinzugefügt werden. Bilder und PDFs werden direkt im Zusatzbericht angezeigt; andere Dateien erscheinen als Datei-Link.

Welche Dateitypen eignen sich für Zusatzberichte?

Für Zusatzberichte eignen sich vor allem Bilder und PDFs, weil sie direkt im Zusatzbericht angezeigt werden. Andere Dateien können ebenfalls als Datei-Element ergänzt werden und erscheinen dann als Datei-Link.

Was ist der Unterschied zwischen Berichtsheft und Zusatzbericht?

Das Berichtsheft enthält die regelmäßigen Tages- oder Wochenberichte der Ausbildung. Zusatzberichte sind zusätzliche, frei strukturierte Berichte außerhalb des normalen Berichtshefts, zum Beispiel Monatsberichte, Fachberichte oder Berichte mit Bildern und Dateien.

Wann sollte ein Zusatzbericht statt eines Berichtsheft-Eintrags genutzt werden?

Ein Zusatzbericht ist sinnvoll, wenn ein zusätzlicher Bericht außerhalb des täglichen oder wöchentlichen Ausbildungsnachweises benötigt wird. Das passt zum Beispiel für Monatsberichte, Fachberichte, längere Dokumentationen oder Berichte, die mit Überschriften, Textblöcken, Bildern oder Dateien aufgebaut werden sollen.

Können Zusatzberichte auch ohne verbundenen Betrieb geschrieben werden?

Ja. Azubis im Solomodus können Zusatzberichte selbstverwaltet schreiben. Diese Zusatzberichte werden nicht digital durch einen Betrieb signiert. Wenn eine Unterschrift benötigt wird, müssen sie exportiert oder ausgedruckt und vom Betrieb unterschrieben werden.

Müssen selbstverwaltete Zusatzberichte ausgedruckt unterschrieben werden?

Selbstverwaltete Zusatzberichte werden nicht über den digitalen Prüfprozess eines Betriebs signiert. Wenn eine Unterschrift benötigt wird, müssen sie exportiert oder ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben werden. Beim PDF wird dafür ein Unterschriftsfeld ergänzt.

Können Ausbildungspersonen Zusatzberichte signieren oder ablehnen?

Ja. Betriebsleitung und Ausbildungspersonen mit Zugriff können eingereichte Zusatzberichte prüfen und anschließend signieren oder ablehnen. Beim Signieren oder Ablehnen kann optional ein Kommentar ergänzt werden.

Können externe Personen Zusatzberichte prüfen oder nur kommentieren?

Externe Personen mit Sicht auf den Zusatzbericht können ihn ansehen und einen reinen Kommentar schreiben. Sie können Zusatzberichte nicht signieren oder ablehnen.

Warum ist der Inhalt eines Zusatzberichts für Ausbildungspersonen nicht sichtbar?

Der Inhalt ist für Betriebsleitung, Ausbildungspersonen und externe Personen nur sichtbar, wenn der Zusatzbericht `eingereicht` oder `signiert` ist. Bei abgelehnten Zusatzberichten ist der Listeneintrag sichtbar, der Inhalt aber nicht. Offene Entwürfe sind für diese Rollen nicht sichtbar. Außerdem kann der Bereich Zusatzberichte durch den Betrieb deaktiviert sein.

Wo finde ich Zusatzberichte?

Azubis öffnen eigene Zusatzberichte über den Bereich `Zusatzberichte`; zusätzlich können Verlinkungen auf dem Dashboard erscheinen. Betriebsleitung, Ausbildungspersonen und externe Personen mit Zugriff öffnen zuerst die Azubi-Auswahl unter `Zusatzberichte` und wählen dort den passenden Azubi aus. Für Ausbildungspersonen kann Zusatzberichte außerdem im Profil des Azubis im Bereich `Ausbildung und Berichtsheft` sichtbar sein. Betriebe können den Bereich Zusatzberichte in den App-Einstellungen für den Betrieb deaktivieren.

Wer kann Zusatzberichte nutzen?

Azubis können eigene Zusatzberichte erstellen, bearbeiten und einreichen. Betriebsleitung und Ausbildungspersonen können Zusatzberichte sehen, prüfen, signieren oder ablehnen, wenn sie Zugriff auf die Zusatzberichte des Azubis haben; beim Signieren oder Ablehnen kann optional ein Kommentar ergänzt werden. Externe Personen können Zusatzberichte mit passendem Zugriff sehen und reine Kommentare schreiben, aber nicht signieren oder ablehnen. Entwürfe sind für diese Rollen nicht sichtbar.

Können Zusatzberichte im PDF-Export des Berichtshefts mit ausgegeben werden?

Ja. Zusatzberichte können beim PDF-Export des Berichtshefts mit ausgegeben werden, wenn sie in den Exportoptionen ausgewählt werden und der Bereich Zusatzberichte im Betrieb aktiviert ist. Der Export wird im Berichtsheft über `Export/Teilen` geöffnet.

Wie schreibe ich am besten einen Zusatzbericht?

Ein Zusatzbericht wird am besten mit mehreren Inhaltselementen aufgebaut. Überschriften strukturieren die einzelnen Abschnitte, Textblöcke enthalten die fachlichen Inhalte und Bilder oder Dateien ergänzen den Bericht bei Bedarf. Sinnvoll ist eine klare Reihenfolge: zuerst Thema oder Abschnitt benennen, dann den Inhalt beschreiben und passende Nachweise ergänzen.

Wie wird ein Zusatzbericht erstellt?

Ein neuer Zusatzbericht wird im Bereich `Zusatzberichte` über den Button `Neuer Zusatzbericht` erstellt. Beim Anlegen werden Titel und Datum eingetragen; der Untertitel ist optional. Danach öffnet sich der Bericht als Entwurf. Inhalte werden über den Plus-Button `Neues Element` unter den bereits bestehenden Inhalten hinzugefügt, zum Beispiel `Überschrift`, `Text` oder `Bild/Datei`.

Welche Inhalte kann ein Zusatzbericht enthalten?

Ein Zusatzbericht kann aus mehreren Inhaltselementen bestehen. Verfügbar sind `Überschrift`, `Text` und `Bild/Datei`. Neue Inhalte werden im geöffneten Zusatzbericht über den Plus-Button `Neues Element` unter den bestehenden Inhalten hinzugefügt. Bilder und PDFs werden direkt im Zusatzbericht angezeigt; andere Dateien erscheinen als Datei-Link. Bei mehreren Elementen können die Inhalte sortiert und in der Vorschau geprüft werden.

Wie können Inhalte in einem Zusatzbericht sortiert werden?

Inhalte können im geöffneten Zusatzbericht über den Button `Elemente sortieren` mit Pfeil-hoch/runter-Icon neu angeordnet werden. Der Button erscheint, wenn mehrere Inhaltselemente vorhanden sind. Im Sortiermodus werden die Elemente per Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge gebracht.

Welche Status haben Zusatzberichte?

Zusatzberichte nutzen die Status `offen`, `eingereicht`, `signiert` und `abgelehnt`. Azubis bearbeiten Zusatzberichte im Status `offen` oder `abgelehnt`. Nach dem Einreichen prüfen Betriebsleitung oder Ausbildungspersonen den Zusatzbericht und können ihn signieren oder ablehnen. Externe Personen können Zusatzberichte sehen und einen reinen Kommentar schreiben, aber nicht signieren oder ablehnen.

Welche Zusatzberichte sehen Ausbildungspersonen?

Betriebsleitung, Ausbildungspersonen und externe Personen sehen in der Zusatzberichte-Liste Zusatzberichte mit den Status `eingereicht`, `signiert` oder `abgelehnt`. Inhalte sind für diese Rollen nur bei `eingereicht` oder `signiert` sichtbar. Offene Entwürfe sind nur für den jeweiligen Azubi sichtbar.

Wie wird ein Zusatzbericht eingereicht?

Ein Zusatzbericht wird im geöffneten Zusatzbericht eingereicht. Vor dem Einreichen muss mindestens ein Inhaltselement vorhanden sein. Nach dem Einreichen wechselt der Status auf `eingereicht`; danach können Betriebsleitung oder Ausbildungspersonen mit Zugriff den Zusatzbericht prüfen, signieren oder ablehnen. Externe Personen können den Zusatzbericht sehen und einen reinen Kommentar schreiben.

Können Zusatzberichte kommentiert werden?

Ja. Externe Personen mit Sicht auf den Zusatzbericht können einen reinen Kommentar schreiben. Betriebsleitung und Ausbildungspersonen können beim Signieren oder Ablehnen optional einen Kommentar ergänzen. Kommentare sind im geöffneten Zusatzbericht bei den `Aktivitäten` zu finden.

Kann ein Zusatzbericht als PDF erstellt werden?

Ja. Im geöffneten Zusatzbericht wird über `PDF-Export` ein PDF erstellt. Optional kann `Auch per E-Mail senden` aktiviert und eine Ziel-E-Mail-Adresse eingetragen werden. Nach der Erstellung zeigt die App einen Download-Link zum Zusatzbericht-PDF an.

Kann ein Betrieb den Bereich Zusatzberichte deaktivieren?

Ja. Betriebe können den Bereich Zusatzberichte unter `Einstellungen > App-Optionen` über `Bereich Zusatzberichte` deaktivieren. Die Einstellung gilt für das Team des Betriebs. Wenn Zusatzberichte deaktiviert sind, wird der Bereich für das Team nicht mehr angeboten und aus der Navigation entfernt.

Wie können in der App Monatsberichte oder Fachberichte geschrieben werden?

Monatsberichte, Fachberichte oder andere zusätzliche Berichte werden im Bereich `Zusatzberichte` erstellt. Dort wird über `Neuer Zusatzbericht` ein Bericht mit Titel und Datum angelegt. Der Titel ist der Name des Berichts; der optionale Untertitel kann zum Beispiel `Fachbericht August 2026` sein. Danach können Inhalte über den Plus-Button `Neues Element` ergänzt werden, zum Beispiel Überschriften, Textblöcke, Bilder oder Dateien.

Was muss mindestens in einem Zusatzbericht stehen, damit er eingereicht werden kann?

Beim Anlegen eines Zusatzberichts sind Titel und Datum Pflicht. Zum Einreichen muss zusätzlich mindestens ein Inhaltselement vorhanden sein, zum Beispiel eine Überschrift, ein Textblock oder eine Datei.

Können Inhalte eines Zusatzberichts in der Vorschau geprüft werden?

Ja. Im geöffneten Zusatzbericht kann bei vorhandenen Inhaltselementen die `Vorschau` über den Auge-Button unter den Inhaltselementen geöffnet werden. Die Vorschau zeigt den Zusatzbericht in seiner späteren Darstellung, ohne die einzelnen Elemente zu bearbeiten.

Was passiert mit größeren Dateien im PDF-Export eines Zusatzberichts?

Größere oder für die direkte PDF-Darstellung ungeeignete Dateien werden im PDF-Export eines Zusatzberichts nicht vollständig eingebettet. Stattdessen erscheinen sie als Download-Link oder Dateiverweis. Der Export wird im geöffneten Zusatzbericht über `PDF-Export` gestartet.

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